LIFENTO a formalisé une politique de gestion des conflits d’intérêts et mis en place des dispositions spécifiques en termes d’organisation (moyens et procédures) et de contrôle afin de prévenir, identifier et gérer les situations de conflits d’intérêts pouvant porter atteinte aux intérêts de ses clients.

A ce titre, il est rappelé que LIFENTO accorde la plus grande importance aux intérêts de ses clients.

La présente politique a pour objet d’indiquer quelles sont les principales mesures permettant d’atteindre cet objectif de gestion des conflits d’intérêts. Néanmoins, si d’éventuels conflits d’intérêts apparaissent, ces derniers seront gérés dans l’intérêt du client, c’est-à-dire de manière équitable et en lui délivrant une information complète et adaptée.

Ainsi LIFENTO s’autorise en fonction des situations de conflits d’intérêts à

• Réaliser l’activité ou l’opération dans la mesure où l’organisation permet de gérer de manière appropriée la situation de conflit d’intérêts potentiel
• Informer le client dans le cas où certains conflits d’intérêts peuvent subsister et lui communiquer les informations nécessaires sur leur nature et leur origine
• Le cas échéant, ne pas réaliser l’activité ou l’opération amenant un conflit d’intérêts

LIFENTO se doit de gérer tout conflit d’intérêts, de sa détection jusqu’à son traitement approprié. A ce titre LIFENTO a mis en place une organisation permettant de

• Prévenir l’apparition de conflits d’intérêts, par une sensibilisation de l’ensemble de son personnel aux règles et codes de bonne conduite interne et de place, et par la mise en place de règles et des procédures strictes :
  • Mise en place d’un système de contrôle interne
  • Séparation des fonctions pouvant générer d’éventuels conflits
  • Veiller en permanence à ce que l’offre des produits et services que LIFENTO propose à ses clients corresponde bien au profil et à leurs attentes, et ne soit jamais en contradiction avec leurs intérêts
  • Prohibition des opérations à titre personnel qui ne respecteraient pas les règles fixées par l’entreprise
  • Formation ou sensibilisation de l’ensemble du personnel aux bonnes pratiques de la profession
• Identifier les situations de conflits d’intérêts pouvant porter atteinte aux intérêts des clients, par l’établissement d’une cartographie des risques de ces conflits d’intérêts. Cette cartographie précise les activités ou opérations pour lesquelles un conflit d’intérêts est susceptible de se produire. Le RCCI de LIFENTO a notamment pour mission de veiller à la mise à jour de cette cartographie
• Gérer les situations de conflits d’intérêts potentiels :
  • En informant de façon complète et objective les clients, en s’interdisant d’user d’arguments tendancieux tout en signalant les contraintes et les risques associés à certains produits ou à certaines opérations
  • En cas de transaction avec une entité liée, en faisant réaliser des expertises indépendantes pour établir les prix et les loyers de marché
  • En imposant aux collaborateurs de déclarer au RCCI les cadeaux et avantages perçus selon des règles fixées par LIFENTO ainsi que, dès leur survenance, les situations de conflit d’intérêts dans lesquelles ils pourraient se trouver, le cas échéant (le RCCI prenant alors en charge, avec les personnes concernées, la résolution de ce conflit)

Le détail de cette politique peut être adressée au client sur simple demande

Périmètre

Conformément aux exigences de l’article 321-40 du RGAMF, LIFENTO a établi une procédure efficace et transparente en vue du traitement raisonnable et rapide des réclamations adressées par des clients existants ou potentiels de la société de gestion.

Est considérée comme réclamation, une déclaration écrite ou orale actant du mécontentement d’un client professionnel ou non professionnel envers la société de gestion de portefeuille. Une demande d’information, d’avis, de clarification, de service ou de prestation n’est pas une réclamation.

Processus de Traitement des Réclamations

Personne en charge du traitement des réclamations au sein de LIFENTO : Alfred de Crépy

Toute réclamation peut être transmise à :

Par courrier : LIFENTO 38 Rue Étienne Marcel, 75002 Paris
Par tél : +33 (0) 173 01 93 72
Par mail : info@lifento.com

Pour bien s'assurer que sa réclamation nous est bien parvenue, nous recommandons au client de nous l'adresser en demandant un accusé de réception.

Délais de Traitement des Déclarations

La société de gestion accusera réception de la réclamation dans le délai de dix jours ouvrables maximum à compter de la réception de la réclamation, sauf si la réponse elle-même est apportée au client dans ce délai. Sauf survenance de circonstances particulières dûment justifiées, elle apportera une réponse au client dans les deux mois suivant la réception de la réclamation.

Recours

En cas d’insatisfaction quant aux suites données à votre réclamation, vous pouvez faire appel au Médiateur de l’Autorité des Marchés Financiers, en renseignant le formulaire de demande de médiation. La charte de la médiation est également disponible sur le site de l’AMF.

Contacter le Médiateur par courrier :

AMF
Madame Marielle COHEN-BRANCHE
Médiateur de l’AMF
17, place de la bourse 75082 PARIS CEDEX 02
Fax : 01.53.45.59.60

Les procédures sont confidentielles, gratuites, contradictoires et non contraignantes. Chacune des parties peut y mettre fin quand elle le désire et conserver le droit de saisir les tribunaux.

Cependant, avant de saisir le médiateur de l’AMF, il est nécessaire que le client effectue sa première démarche auprès de la personne en charge des réclamations au sein de LIFENTO.

Gestion des Données Personnelles

Dans le cadre du traitement des réclamations reçues sur le fondement de la réglementation précitée, LIFENTO est amenée à collecter auprès d’une personne concernée des données personnelles telles que l’identité de la personne à l’origine de la réclamation, ses coordonnées ainsi que l’objet ou le contexte de la réclamation dans la mesure où ces derniers se réfèrent à des données personnelles telles que la situation économique de la personne concernée. Le défaut de fourniture de tout ou partie des données personnelles nécessaires est susceptible de priver totalement ou partiellement la personne concernée du bénéfice des dispositions réglementaires en matière de traitement des réclamations.

Le responsable de ce traitement est LIFENTO, représentée par la personne en charge des réclamations, lesquels peuvent être contactés aux coordonnées présentes dans ce document.

Les données sont conservées au moins cinq ans en application des exigences réglementaires. Les personnes introduisant une réclamation sont informées de ce que leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition sont exerçables par une communication écrite aux coordonnées présentes dans ce document, et de l’existence du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Mise à jour le 6 mai 2019

Sélection des Prestataires

Chacun des prestataires est sélectionné par la Direction selon les critères suivants :

Critères Internes

• Être un acteur reconnu dans le domaine concerné
• Avoir été recommandé par d’autres personnes ayant eu recours aux services de ce prestataire
• Avoir reçu de sa part des engagements par rapport aux besoins particuliers de LIFENTO
• Avoir reçu un devis détaillé permettant de chiffrer avec précision les coûts de la prestation
• Proposer des prestations d’un rapport qualité/prix en ligne avec le marché

Critères AMF

• La possibilité pour l'AMF comme pour LIFENTO, de contrôler à tout moment l'activité du délégataire
• La possibilité pour LIFENTO d'intervenir auprès du délégataire pour obtenir de lui le respect de la réglementation applicable
• L'autorisation pour LIFENTO de résilier à tout moment le contrat signé avec le délégataire et, en cas de résiliation à l'initiative du délégataire, les moyens prévus pour assurer la continuité de la prestation
• LIFENTO demeure entièrement responsable de l'activité déléguée
• La délégation ne doit pas pouvoir engendrer des conflits d'intérêts
• Si le délégataire n'est pas établi dans un Etat partie à l'accord sur l'EEE, la coopération entre l'AMF et les Autorités de surveillance de cet Etat doit être assurée
• Le délégataire doit respecter les règles de bonnes conduites applicables à la gestion d'OPC

Tous ces éléments doivent être clairement formalisés dans la convention signée avec le prestataire. LIFENTO doit conserver une valeur ajoutée dans la maîtrise des risques engendrés par l’organisation mise en œuvre de l’externalisation. L’externalisation ne doit pas être contraire au principe de permanence des moyens ni être susceptible d'engendrer des conflits d'intérêts, ni d’entraver le bon exercice de la surveillance par l'AMF.

Contractualisation

Toute tâche ou fonction essentielle externalisée fait l’objet d’une convention de service entre le prestataire externe et LIFENTO.

La Convention précise

• Les fonctions et tâches externalisées
• La responsabilité de la Société de Gestion
• La durée de validité de la prestation
• La prise d’effet
• La description des moyens qualitatifs et quantitatifs du prestataire de services ainsi que de ses éventuelles habilitations
• Les modalités de résiliation et de suspension ; la durée du préavis devant permettre la continuité de l’activité de la société de gestion
• La fréquence d’intervention et les modalités de reporting
• Les modalités de sauvegarde et de restitution des informations en cas de rupture de contrat
• Le mode de rémunération du prestataire de services
• Une information sur l'existence de méthodes d'évaluation du niveau de performance du prestataire de services
• Les modalités de gestion des risques afférant à l'externalisation
• Les conditions d'information de LIFENTO par le prestataire de services de tout événement susceptible d'avoir un impact sensible sur sa capacité à exécuter les tâches ou fonctions externalisées de manière efficace et conforme aux obligations professionnelles qui lui incombent
• Les conditions de protection des informations confidentielles ayant trait à LIFENTO ou à ses clients par le prestataire de services
• La description du plan d'urgence mis en place par LIFENTO et le prestataire de services permettant le rétablissement de l'activité après un sinistre et prévoyant un contrôle régulier des capacités de sauvegarde
• La description des mesures appropriées que LIFENTO prendra s'il apparaît que le prestataire risque de ne pas s'acquitter de ses tâches ou fonctions de manière efficace ou conforme aux obligations professionnelles qui leur sont applicables
• L'autorisation donnée par le prestataire de services à LIFENTO ainsi qu’aux personnes chargées du contrôle de ses comptes et à l'AMF, d'accéder aux données relatives aux tâches ou fonctions externalisées et aux locaux professionnels du prestataire de services
• Le droit applicable

Chaque délégataire fait l'objet d'un dossier qui peut comporter notamment les pièces justificatives suivantes

• Les documents relatifs à l'identité et à la capacité du délégataire (le cas échéant, justificatifs d’agrément AMF, ORIAS, …)
• Le K-bis
• Les statuts, autorisation ou délégation de signature...
• La convention signée avec le délégataire
• Le cas échéant, la copie de la politique de gestion des conflits d'intérêts et/ou de LCB-FT ou une lettre d’engagement
• La procédure PCA ou une lettre d’engagement
• La fiche de sélection d’un nouveau prestataire (Cf. annexe 1)

La Société de Gestion conserve un dossier papier au sein de ses locaux mais également une version scannée de l’ensemble des documents constitutifs du dossier du prestataire.

Évaluation des Prestataires

La Société de Gestion restant pleinement responsable du respect de toutes ses obligations professionnelles, il est essentiel qu’elle s’assure du respect de certaines dispositions par les prestataires et garde la maîtrise des tâches et fonctions essentielles qu’elle a externalisées.

Pour cela, la Société de Gestion doit définir des méthodes d’évaluation du niveau de performance des prestataires auxquels elle fait appel.

Critères D'évaluation Généraux

Conformément aux dispositions du Règlement Général de l’AMF en matière d’externalisation des fonctions essentielles externalisées, LIFENTO doit avant tout s’assurer pour chaque tâche externalisée que

• L’externalisation ne modifie pas les relations de LIFENTO avec ses clients, ainsi que ses obligations
• Le prestataire dispose des capacités, de la qualité et des éventuelles habilitations requises pour exercer ses fonctions
• Le prestataire s’est engagé à informer LIFENTO de tout événement ayant un impact sur sa capacité à exercer la tâche confiée
• Les modalités de résiliation du contrat permettent d’assurer la continuité et la qualité du service délégué
• Le prestataire s’est engagé à coopérer avec l’AMF
• LIFENTO a accès aux données externalisées
• LIFENTO a accès, le cas échéant, aux locaux du prestataire
• Le prestataire s’est engagé à protéger les informations confidentielles tant pour les clients que pour LIFENTO
• Le prestataire a mis en place un plan d’urgence permettant le rétablissement de l’activité en cas de sinistre
• Il n’existe pas de conflits d’intérêts…

Par ailleurs, LIFENTO s’est dotée de critères spécifiques supplémentaires pour chaque fonction essentielle externalisée.

Critères D'évaluation Spécifiques Applicables à Chaque Fonction Externalisée

L’ensemble des prestataires de fonctions essentielles devront satisfaire aux critères suivants et seront évalués en conséquence

• Qualité et pertinence des informations transmises
• Pertinence des réponses apportées aux questions / problématiques posées
• Respect de la réglementation et des normes de la profession
• Disponibilité et réactivité des intervenants
• Connaissance de la réglementation des intervenants
• Connaissance du secteur d’activité
• Respect du rythme d’intervention défini dans la convention de service

Des critères spécifiques à la nature de la fonction ou du service externalisé sont également prévus par LIFENTO.

Mise à jour le 6 mai 2019

La politique de rémunération est disponible sur simple demande auprès de la Société de Gestion

Conformément au décret n°2012-132 du 30 janvier 2012, Lifento met à la disposition de ses clients une mention relative aux critères sociaux, environnementaux et de qualité de gouvernance pris en compte dans les stratégies d’investissement mises en œuvre.

Les critères Environnementaux, Sociaux, et de Gouvernance (ESG) sont des éléments d’analyse extra-financière pris en compte dans la gestion socialement responsable. Ils permettent à l’investisseur d’exercer sa responsabilité vis-à-vis de l’environnement global des actifs dans lesquels il investit. Celui-ci inclut toutes les parties prenantes qui sont nombreuses en ce qui concerne les actifs immobiliers : utilisateurs, riverains, entreprises et personnel participant à la construction ou à l’entretien…

En qualité d'adhérent de l’ASPIM, Lifento est « pleinement conscient

• de l’émergence progressive de l’ISR et des attentes croissantes en la matière des citoyens, des investisseurs, des professionnels du secteur immobilier ainsi que du législateur
• de la nécessité d’apprécier la pratique de l’ISR en immobilier à l’échelle mondiale, compte tenu du mouvement d’internationalisation croissante des flux d’investissements dans ce secteur professionnel et du niveau d’engagement dans cette démarche observé chez les acteurs étrangers
• de la responsabilité spécifique qui incombe aux gestionnaires de FIA en immobilier, du fait qu’ils ont en charge les immeubles constitutifs de tout ou partie de l’actif des fonds et qu’ils se distinguent en cela des professionnels en charge de la gestion des titres représentatifs de l’actif ou du passif de sociétés tierces
• de la meilleure maîtrise du risque obtenue par la prise en compte de l’ISR, tant en ce qui concerne la valorisation des actifs immobiliers que la performance financière du FIA immobilier
• du partage par la gestion d’actifs immobiliers et l’ISR d’un horizon d’action de long terme.

Dès lors, Lifento est

• soucieux de développer et promouvoir, au bénéfice de leur secteur d’activité professionnelle, une démarche responsable telle qu’initiée par les gestionnaires d’actifs à vocation générale et qui soit conforme aux attentes des différents acteurs concernés : citoyens, investisseurs en FIA immobilier, utilisateurs des locaux, prestataires pour la gestion immobilière et la gestion du FIA, autres professionnels de l’immobilier
• désireux de parvenir à une définition partagée de la gestion ISR d’un FIA immobilier, en tant que référence de base de nature à permettre un développement continu des pratiques de gestion vertueuses et innovantes
• convaincus que les immeubles et leur gestion ont un impact sur la société qui ne se réduit pas au seul plan environnemental mais qu’ils sont susceptibles plus largement d’affecter l’existence des citoyens, que ces derniers en soient les utilisateurs quotidiens ou occasionnels, et que, de ce fait, il convient de prendre en considération les enjeux sociaux, sociétaux et de gouvernance desdits immeubles

LIFENTO est convaincu que l’analyse extra financière est un facteur de création de valeur et de pérennité. Dans le cadre de la mise en œuvre de sa politique d’investissement, LIFENTO, en investisseur responsable, intègre des critères extra financiers dans l’analyse et la sélection des actifs de la poche immobilière qui visent à concilier les performances économiques et l’impact social et environnemental. Ces critères n’étant pas forcément identiques d’une classe d’actif à une autre, LIFENTO développe en interne des grilles d’analyse spécifiques en fonction de chaque classe d’actif.

Les actifs sont analysés par l’équipe de gestion. La méthodologie consiste à étudier l’actif immobilier face aux enjeux du développement durable afin de détecter ceux qui réussissent à limiter les risques ESG auxquels ils sont confrontés mais aussi ceux qui sont capables de saisir les opportunités.

A titre d’exemple, en ce qui concerne les actifs de santé, les critères sociaux peuvent inclure en particulier les critères relatifs à l’accessibilité, la mobilité, le confort et la santé des occupants, les services rendus aux occupants, ou encore la mixité sociale et fonctionnelle.

L’évaluation selon la grille spécifique définie est réalisée initialement au moment de l’acquisition et pendant la période de due diligence. Les due diligences ESG, menées par le gérant, éventuellement accompagné de consultants, consistent en des entretiens, des visites des sites, des revues documentaires (rapports internes, diagnostics, conclusions d’audit externe).

Ces critères seront suivis annuellement durant la durée de détention de l’actif. Les informations collectées seront mises à disposition des investisseurs au travers d’un reporting spécifique.